"Convertir una herramienta que generaba fricción en una plataforma capaz de gestionar con claridad proyectos metropolitanos complejos y de alto impacto para el territorio."
El reto
ActivAMB es una plataforma estratégica del Área Metropolitana de Barcelona utilizada para gestionar convocatorias y proyectos vinculados a importantes inversiones públicas. A través de ella, ayuntamientos y gestores de la AMB colaboran durante todo el ciclo de vida de un proyecto, desde su presentación inicial hasta la evaluación de su impacto.
- Resolver los importantes problemas de experiencia de usuario y frustración en la interfaz existente.
- Clarificar la comprensión de los procesos administrativos y el seguimiento de las partidas presupuestarias.
- Replantear completamente la experiencia y diseñar una nueva generación del producto fácil y natural de usar.
La verdadera complejidad no estaba en los formularios.
Estaba en coordinar múltiples actores, validaciones, documentación y estados a lo largo de proyectos que podían extenderse durante años. Por eso decidí dejar de pensar en la plataforma como una herramienta administrativa estricta y empezar a diseñarla como un producto orientado a procesos claros, colaboración fluida y toma de decisiones sin fricción.
Decisiones clave
Replantear el producto desde sus cimientos
La plataforma existente dificultaba la comprensión de los procesos y generaba fricción en la gestión diaria de los proyectos. Antes de diseñar nuevas pantallas, fue necesario redefinir la estructura del producto y el modelo de interacción.
La interfaz era el síntoma, no el problema.
Hacer visible la complejidad
Uno de los principales focos de frustración consistía en entender el estado real de un proyecto y las acciones pendientes. Diseñé una experiencia basada en estados claros, hitos visibles y trazabilidad para que cualquier usuario pudiera comprender rápidamente la situación de cada iniciativa.
Más visibilidad. Menos dudas.
Mejorar la colaboración entre ayuntamientos y AMB
La gestión de cada proyecto implicaba la participación de múltiples perfiles con responsabilidades diferentes. Diseñé flujos específicos apoyados por gestión documental centralizada, notificaciones automáticas e historiales de actividad para facilitar la coordinación entre ayuntamientos y equipos de la AMB.
Menos coordinación manual. Más colaboración.
Preparar el producto para evolucionar de forma sostenible
Más allá del rediseño visual, trabajé en una arquitectura de información limpia y modular preparada para crecer. Sentamos las bases de una plataforma escalable capaz de adaptarse a nuevos tipos de convocatorias, normativas cambiantes y necesidades futuras del territorio de forma natural y mantenible.
Diseñar para evolucionar, no para empezar de cero.
Mi aportación
Resumen de los principales puntos de fricción identificados y las soluciones de diseño que propuse para hacer la plataforma más eficiente y accesible:
| Punto de fricción / Contexto | Mi propuesta de solución |
|---|---|
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Enfoque puramente administrativo
Formularios desconectados
Falta de perspectiva global sobre el verdadero estado y progreso de los presupuestos e iniciativas. |
Estrategia de producto
Diseño basado en el ciclo de vida
Estructuración en 8 fases claras (desde presentación hasta impacto y cierre) para guiarse con seguridad. |
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Opacidad y frustración
Incertidumbre en validaciones
Dificultad para saber quién debía intervenir, qué faltaba o dónde estaban los cuellos de botella. |
Visibilidad y trazabilidad
Estados e hitos transparentes
Interfaz clara con historial de acciones, alertas automáticas y seguimiento continuo en tiempo real. |
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Fricción entre equipos
Coordinación compleja Ayuntamientos - AMB
Carga administrativa pesada, intercambios de correo externos y pérdida de control documental. |
Colaboración fluida
Flujos multirrol unificados
Gestión de documentos en el contexto adecuado, avisos automáticos y comunicación centralizada. |
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Rigidez técnica
Dificultad para evolucionar
Una herramienta que requería rehacer interfaces cada vez que cambiaba una normativa o convocatoria. |
Escalabilidad de producto
Arquitectura abierta y modular
Estructura flexible que permite incorporar nuevas funcionalidades y trámites sin romper la experiencia. |
Resultado
La mejor prueba del éxito del proyecto no fue solo el lanzamiento de la nueva plataforma, sino la absoluta confianza depositada por la AMB al ver cómo una herramienta compleja y frustrante se transformaba en un entorno fluido y predecible.
Simplificación radical de procesos complejos, logrando que la gestión de proyectos y presupuestos sea un proceso fácil, natural y sin fricciones.
El cliente valoró de forma muy positiva la nueva estructura del producto, destacando la enorme reducción de la carga mental y la claridad en cada fase del ciclo de vida.
Puntos clave del proyecto
Mejora directa en la coordinación diaria entre técnicos municipales y gestores de la AMB, reduciendo drásticamente los tiempos de espera y la frustración operativa.
Claridad absoluta en presupuestos e hitos, permitiendo un seguimiento transparente de cada partida económica de principio a fin.
Plataforma preparada para crecer con una arquitectura sólida y mantenible que absorberá futuras necesidades sin perder usabilidad.